Blog / Software und Digitalisierung

Excel oder Software im Reinigungsbetrieb: Ab wann lohnt es?

Von der Putzbetrieb-Redaktion · 05.11.2026 · 5 Minuten Lesezeit

Zwei Mitarbeiter gehen mit einem Tablet durch ein Lager mit Regalen, von oben fotografiert — Foto: Tiger Lily auf Pexels

Kurz gesagt: Excel genügt, solange wenige Objekte und Mitarbeitende überschaubar bleiben und eine Person alles im Blick hat; eine feste Mitarbeiter-Schwelle ist nicht belegt. Warnsignale sind Zettel zum Abtippen, Versionschaos und fehlende Soll-Ist-Zahlen. Der Blog wird von einem Softwareanbieter betrieben. Stand: 4.11.2026.

Offenlegung: Dieser Blog wird von einem Softwareanbieter betrieben, der selbst eine Software für Reinigungsbetriebe entwickelt (Putzbetrieb). Wir haben ein Eigeninteresse an dem Thema und versuchen deshalb, auch die Fälle zu nennen, in denen Excel genügt. Neutrale Branchendaten zum Vergleich von Excel und Software gibt es nicht. Stand: 4.11.2026.

Wann reicht Excel?

Excel reicht, solange wenige Objekte und wenige Mitarbeitende überschaubar bleiben und eine Person alles im Blick hat. Eine feste Grenze, etwa „ab zehn Mitarbeitenden“, ist nicht belegt und wäre willkürlich.

Praktisch heißt das: Wenn Planung, Zeiten und Rechnungen von einer Person gepflegt werden, selten ändern und Fehler schnell auffallen, kann eine gut aufgebaute Tabelle genügen. Das gilt besonders für die Kalkulation, die ohnehin eine einzelne Berechnung ist (Stundenverrechnungssatz berechnen).

Wenn Sie bei Excel bleiben, können Sie es robuster machen:

eine einzige Hauptdatei mit klarem Namen und Datum, die an einem Ort liegt;
Zugriff nur für die, die ihn brauchen, und regelmäßige Sicherung;
eine feste Vorlage für Zeiten und Kalkulation statt jedes Mal neu zu bauen;
eine Änderungsliste, wer wann was geändert hat.

Wo wird Excel zum Risiko?

Excel wird riskant, wenn mehrere Personen dieselbe Datei bearbeiten, wenn Nachweise geführt werden müssen oder wenn personenbezogene Daten breit zugänglich sind. Drei typische Stellen:

Arbeitszeitnachweis: Für Beschäftigte in der Gebäudereinigung müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Tages aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden, auch bei Minijobbern (§ 17 MiLoG; Details im Beitrag Arbeitszeitnachweis). Eine Tabelle kann das leisten, wenn sie nachvollziehbar geführt und nicht nachträglich unbemerkt verändert wird.
Rechnungen: Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG). Spätestens dann zählt, ob Sie in einer Ordnerstruktur aus Tabellen und PDF-Dateien noch alles finden. Zusätzlich müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 laut IHK Stuttgart ab dem 1.1.2027 E-Rechnungen ausstellen, die übrigen B2B-Betriebe ab 1.1.2028 (Stand: 4.11.2026; Gesetzesstand vor Umsetzung prüfen, siehe Fristen).
Versionen: Wenn die Datei per E-Mail kreist, gibt es irgendwann zwei Stände. Welcher gilt, ist dann Glückssache.
Datenschutz: Mitarbeiterdaten in einer Tabelle, die viele öffnen können, sind ein Risiko. Beschränken Sie den Zugriff und klären Sie mit einer Fachperson, was für Ihren Betrieb gilt.

Welche Warnsignale sprechen für Software?

Wenn mehrere der folgenden Signale auf Sie zutreffen, lohnt sich der Blick auf eine Lösung. Die Liste ist eine redaktionelle Orientierung, keine Studie:

Warnsignal	Was dahinter steckt
Zeiten kommen auf Zetteln und werden abgetippt	Doppelte Arbeit, Tippfehler, späte Auswertung
Der Einsatzplan hängt an einer Person	Krankheit oder Urlaub dieser Person stoppt die Planung
Niemand weiß, ob ein Objekt Gewinn bringt	Soll- und Ist-Stunden fehlen (Mindestpreis)
Rechnungen werden spät geschrieben	Verzögerter Zahlungseingang
Mehrere Dateien mit ähnlichen Namen	Versionschaos
Die Lohnbasis ändert sich (2027 offen) und Preise müssen angepasst werden	Tarifwerte stehen verstreut

Zur Einordnung der Branche: Eine Herstellerstudie (zvoove Industry Pulse 2025, 292 Entscheider und 150 Reinigungskräfte, durchgeführt für einen Softwareanbieter) nennt, dass 43 Prozent der Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit noch handschriftlich erfassen, nur 3 Prozent der Unternehmen voll digitalisiert sind und 73 Prozent Digitalisierung als oberste Priorität bezeichnen (Leseprobe). Die Stichprobe ist klein, und Hersteller-Studien können verzerrt sein.

Eine einfache Kosten-Nutzen-Rechnung zum Selbstausfüllen

Belegte Werte für Zeitersparnis oder Kosten gibt es nicht, deshalb rechnen Sie mit Ihren eigenen. Die Tabelle ist eine Vorlage, die Sie ausfüllen; sie enthält absichtlich keine Beispielzahlen:

Position	Ihr Wert
Stunden je Monat für Zeiterfassung und Abtippen heute	_____
Stunden je Monat für Einsatzplanung und Änderungen	_____
Stunden je Monat für Rechnungen und Mahnungen	_____
Summe der Stunden	_____
Interner Stundensatz (Ihre Kosten)	_____ Euro
Kosten heute je Monat (Summe × Stundensatz)	_____ Euro
Software-Kosten je Monat laut schriftlichem Angebot	_____ Euro
Einmalkosten für Einführung (Zeit, Schulung), verteilt auf 12 Monate	_____ Euro

Setzen Sie bei den Stunden nur die Zeit an, die Sie nach der Einführung tatsächlich sparen würden, und schätzen Sie vorsichtig. Wenn die Rechnung nur mit sehr optimistischen Annahmen aufgeht, ist sie ein Warnzeichen. Ergänzen Sie, was sich nicht in Euro ausdrücken lässt, etwa weniger Rückfragen oder bessere Nachweise.

Wie steige ich schrittweise um, und was bremst die Einführung?

Steigen Sie bereichsweise um, nicht über Nacht. Beginnen Sie mit dem Bereich, in dem es am meisten hakt, und lassen Sie das alte System parallel laufen, bis das neue stabil ist.

Bereinigen Sie zuerst die Daten (Kunden, Objekte, Mitarbeitende).
Starten Sie mit einem Bereich, etwa der Zeiterfassung bei einem Objekt.
Binden Sie die Mitarbeitenden früh ein und erklären Sie den Zweck.
Prüfen Sie nach vier bis acht Wochen, ob Fehler und Aufwand tatsächlich sinken.
Erweitern Sie erst dann auf Einsatzplanung und Rechnung.

Bei der Zeiterfassung per App sollten Sie die Datenschutzfragen vorab klären (Zeiterfassung per App und Datenschutz). Eine Übersicht möglicher Auswahlkriterien finden Sie im Beitrag Software Gebäudereinigung: Auswahlkriterien.

Was bremst die Einführung?

Am häufigsten bremsen Zeitmangel, Datenschutzsorgen und Kosten. Im Digitalisierungsbericht des Bitkom für das Handwerk insgesamt nennen 72 Prozent der Betriebe „zu viel Arbeit, um sich mit Digitalisierung zu befassen“, 96 Prozent Datenschutz und IT-Sicherheit und 69 Prozent die Investitionskosten (504 Betriebe, KW 23 bis 29/2025, repräsentativ für das Handwerk, nicht für die Gebäudereinigung; Bitkom, 28.8.2025).

Ein Teil dieser Bremsen lässt sich verkleinern: Zeitmangel durch einen festen Termin, Datenschutzsorgen durch frühe Klärung mit einer Fachperson und Kosten durch einen Pilot mit wenigen Nutzern, bevor Sie das ganze Team anbinden. Setzen Sie vorab ein Datum, an dem Sie entscheiden, ob Sie weitermachen oder abbrechen.

Planen Sie deshalb Einführungszeit ein: ein fester Wochentermin für die Umstellung ist besser als „nebenbei“.

Wie Putzbetrieb dabei helfen kann

Putzbetrieb entwickeln wir selbst, es befindet sich in der Pilotphase. Er bildet unter anderem Einsatzplan, Zeiten mit Soll/Ist je Objekt, Angebote und Rechnungen ab und kann Kunden per CSV importieren. E-Rechnung und DATEV-Export sind nicht extern geprüft. Wir behaupten nicht, günstiger oder besser als Excel oder andere Lösungen zu sein; Sie können die Demo ansehen und Ihre Kosten-Nutzen-Tabelle damit prüfen.

Was Sie jetzt prüfen sollten

Wer pflegt heute Ihre Dateien, und was passiert bei Ausfall dieser Person?
Werden Arbeitszeiten so aufgezeichnet, dass Beginn, Ende und Dauer nachvollziehbar sind?
Gibt es nur eine gültige Version Ihrer Planung und Kalkulation?
Haben Sie die Kosten-Nutzen-Tabelle mit Ihren eigenen Werten ausgefüllt?
Wer hat Zugriff auf Mitarbeiterdaten in Ihren Dateien?
Wo würden Sie bei einem Umstieg zuerst anfangen?

Häufige Fragen

Ab wann lohnt sich Software für einen Reinigungsbetrieb?

Eine feste Schwelle ist nicht belegt. Warnsignale sind abgetippte Zettel, eine Planung, die an einer Person hängt, Versionschaos und fehlende Soll-Ist-Auswertung.

Reicht Excel für den Arbeitszeitnachweis?

Eine nachvollziehbar geführte Tabelle kann Beginn, Ende und Dauer festhalten, wie es § 17 MiLoG verlangt. Sie darf nicht unbemerkt nachträglich veränderbar sein; die Aufbewahrung beträgt zwei Jahre.

Wie hoch ist der Nutzen einer Software?

Dazu gibt es keine belegten Branchenwerte. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Stunden und Kosten; eine Vorlage steht im Beitrag.

Was bremst die Digitalisierung im Handwerk?

Laut Bitkom (Handwerk insgesamt, 2025) nennen 72 Prozent zu viel Arbeit, 96 Prozent Datenschutz und IT-Sicherheit und 69 Prozent die Investitionskosten.

Quellen und Stand

zvoove Industry Pulse 2025 (Leseprobe, Herstellerstudie) (Stand: 2025)
Bitkom: Handwerk, Azubis, Betriebe, Digitalisierung (Stand: 28.8.2025)
Gesetze im Internet: § 17 MiLoG (Stand: 4.11.2026)
IHK Stuttgart: E-Rechnungen (Stand: abgerufen 4.11.2026)
Gesetze im Internet: § 14b UStG (Stand: 4.11.2026)

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung. Stand der Angaben: 04.11.2026. Prüfen Sie zeitkritische Zahlen vor der Anwendung.

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